Zen to done to książka, która trafiła do mnie przypadkiem. Pierwsze czytanie było inspirujące, ale nie pozostawiło po sobie zbyt wiele działania. Niedawno, szukając sposobów na lepsze zorganizowanie swojego czasu, zdecydowałam się do książki powrócić i zastanowić się głębiej nad treścią w niej zawartej.
Długo szukałam źródeł wiedzy na temat poprawy produktywności, lecz choć przejrzałam wiele zestawień, żadne nie wydało mi się godne uwagi. Wręcz przeciwnie, powoli dojrzewałam do tego, by skupić się na jednym: odpoczywaniu. Ta myśl mi się bardzo podobała, ale sumienie sugerowało, by jeszcze choć raz spróbować poprawić sytuację. Dałam więc drugą szansę książce Babauty.
Zen to done odpowiedzią na moje potrzeby?
Książka ta na pewno porządkuje to, co już wiem, a co czasem mieści się u mnie w kategorii „jeszcze nie wystarczająco dobrze”. Odkąd pamiętam siedziała we mnie chęć nieustannego rozwoju. Co więcej, dotarłam do momentu, w którym nie tylko nie potrafiłam bez wyrzutów sumienia odpoczywać, ale też byłam rozgoryczona faktem, że w ogóle odpocząć potrzebuję. Brało się to chyba z głębokiego – oczywiście błędnego – przekonania, że jakakolwiek chwila wytchnienia doprowadzi do całkowitej katastrofy.
Z jednej strony bowiem wiedziałam, że więcej nie znaczy lepiej, a z drugiej mimo wszystko chciałam więcej i mocniej. Żeby było ciekawiej – problem występował tylko w sferze prywatnej. W pracy zawodowej go nie miałam. Potrzebuję więcej czasu na zadanie? Mówię o tym osobie je zlecającej. Nie ma go? Przesuwam inne zadania. Cele prywatne natomiast były taką niekończącą się listą to do z terminami na wczoraj. I nie wiedziałam dlaczego tak się dzieje.
Czułam, że chcąc uniknąć kolejnych rozczarowań, powinnam dać sobie więcej czasu. Może nawet część zadań w ogóle odpuścić. Ale nadal rozglądałam się za skutecznymi sposobami na zwiększenie wydajności. No i trafiłam na Zen to Done.
10 nawyków produktywności
Zen to done wydawało się być strzałem w dziesiątkę. I to dosłownie. Metoda ta obejmuje bowiem dokładnie dziesięć prostych nawyków. Jej powstanie natomiast autor uzasadnia niedostosowaniem do rzeczywistości innych metod zwiększania produktywności. Jednak zastrzega też, że nawyki zawarte w jego metodzie w dużej mierze opierają się właśnie na pomysłach od „konkurencji”, bo np. na nawykach z systemu proponowanego przez Stevena Coveya czy rozwiązaniach z Getting Things Done Davida Allena. Babauta jednak przekonuje, że uproszczenia jakich dokonał powodują, że warto rozważyć zmianę swoich zachowań na te przez niego zaadoptowane.
Postanowiłam je wiec sprawdzić. Głównie dlatego, że z Zen to Done można pracować na wiele sposobów. Przede wszystkim – wybierać możemy te nawyki, które będą dla nas rzeczywiście użyteczne. Jest w tej metodzie pewna elastyczność, której rzeczywiście w innych zbiorach porad nie dostrzegałam. Zaczęłam więc czytać.
Zen to done minimalny
Minimalna wersja Zen to done obejmuje „tylko” 4 z 10 ujętych w metodzie Babauty nawyków. Stanowią one spójną całość, której opanowanie, według autora, znacznie ułatwia radzenie sobie z przepływem informacji i organizacją zadań. Przyjrzyjmy się zatem najpierw tej „prostszej” wersji.
Nawyk 1: Kolekcjonowanie
Polega on między innymi na zbieraniu notatek. Początkowo wydawało mi się to dziwne. Minimalista, którym jest Babauta, nie powinien gromadzić. W końcu to umiar jest sednem prostego życia. Jednak kolekcjonowanie opisywane przez autora nie jest tak niedorzeczne, jak początkowo mogłoby się wydawać. Pod tym pojęciem kryje się bowiem gromadzenie wszystkich myśli, dokumentów czy informacji, które wydają się nam istotne celem mniejszego obciążania naszej pamięci. A zatem również celem eliminacji ryzyka, że o czymś zapomnimy.
Takie oczyszczenie pamięci i zagregowanie danych w jednym miejscu może ułatwić późniejszą analizę zbioru. A że proces powinien przebiegać sprawnie, to autor poleca dodatkowo, by zbierania dokonywać korzystając z nieskomplikowanych narzędzi takich jak kartka i długopis, które umożliwiają szybkie zapisanie ważnych informacji, albo skrzynka, która pozwala zebrać w jednym miejscu spływające dokumenty. Tak proste, że robiłam to częściowo odruchowo. Ten nawyk mi więc pasuje i będę starała się go usprawnić i utrzymać. Przejdźmy dalej.
Nawyk 2: Przetwarzanie
Z zebranymi informacjami trzeba zrobić porządek. Ten proces obejmuje właśnie nawyk przetwarzania. Jest to nic innego jak analiza pozwalająca na podstawie zebranych informacji podjąć szybko odpowiednie decyzje. Ten nawyk niewątpliwie warto wprowadzić, by zminimalizować ryzyko, że zaczniemy sprawy odkładać. Podobnie jak warto zmniejszyć liczbę kanałów jakimi informacja do nas dociera by zebrane informacje przetworzyć jeszcze szybciej.
I o ile te rady uważam za słuszne, o tyle według mnie nawyki 1 i 2 się zazębiają i nie próbowałabym ich rozdzielać. Z sugestii by zmniejszyć liczbę źródeł informacji dla mnie jasno wynika konieczność wprowadzenia ograniczeń w liczbie posiadanych kont e-mail czy subskrybowanych newsletterów. A to własnie o tym Babauta pisał omawiając nawyk 1. /spotykamy sie więc tu z pewnym powtórzeniem informacji.
Trudno się z autorem nie zgodzić też, że efektywne oczyszczanie skrzynek odbiorczych jest przydatne. Ale bycie mistrzem w inbox zero nie jest wystarczające by odczuć, że jest się super produktywnym. Spójrzmy więc co innego autor może nam zaproponować.
Nawyk 3: Planowanie
Filarem tego nawyku jest planowanie pracy w taki sposób, aby nadać swoim dniom sens. Tymi słowami Babauta określa proces wyboru 1-3 najważniejszych zadań na każdy dzień. Sugeruje też, że warto czas na ich wykonanie zaplanować jak najwcześniej, tak aby być niemal pewnym, że nie zabraknie nam czasu na ich realizację. I tu pojawia się pierwsze moje zastrzeżenie. Osoba pracująca na etacie, która nie lubi wstawać bardzo wcześnie rano i z przymrużeniem oka podchodzi do zapewnień o magicznej produktywności ukrytej właśnie w tych wczesnych godzinach, nie ma szansy skorzystać z tej rady.
Drugim wątpliwym w realizacji punktem jest próba realizacji do 3 zadań zalecana w tym nawyku. Jeśli, analizując dalej sytuację etatowca, będziemy chcieli tak działać rozwijając swoje pozazawodowe pasje, to bardzo szybko się zniechęcimy ze względu na przemęczenie. Co prawda autor zakłada, że zadania realizować będziemy z wysokim priorytetem, ale ich liczba wydaje się nierealna. I nie pomoże nawet rzetelność czy pozytywne nastawienie do czekających zadań. Takiego tempa nie da się utrzymać. Jak zatem podejść do naszego działania? Autor odpowiada na to pytanie kolejnym nawykiem.
Nawyk 4: Działanie
Jak pisze Babauta najważniejsze w tym nawyku jest to, by akcji nadać priorytet. A to oznacza tylko jedno – musimy się maksymalnie skoncentrować na tym, co chcemy zrobić. Wszystkie narzędzia powinny zatem zejść na dalszy plan. Zamiast więc non-stop sprawdzać skrzynki mailowe czy odbierając telefony, powinniśmy odciąć się od takiej komunikacji i od wszelkich innych rozpraszaczy. Wszystko po to by nie ryzykować, że coś mogłoby wytrącić nas z rytmu pracy.
Spotykamy się tu moim zdaniem z kolejnym dość oczywistym stwierdzeniem. Wiemy przecież, że multitasking nie jest dla nas dobry, a działanie w skupieniu jest bardzo ważne. Babauta Ameryki tym nawykiem niestety nie odkrywa. Dostaje ode mnie jednak małego plusika. Coś nowego bowiem w tej części znalazłam. Oczywisty wniosek autora uzupełniony został dość trafnym sposobem na powrót do pracy w skupieniu po tym jak ktoś nam ją przerwie. Jest nim patent na tworzenie krótkich notatek opisujących moment, w którym przerywamy. Chętnie z tego skorzystam. Ale pytanie czy da się wycisnąć z tej książki coś więcej pozostaje otwarte.
Pozostałe nawyki składające się na Zen to Done
Omówione już wyżej cztery punkty to tak naprawdę początek przekonywania nas, że Babauta ma nam do zaproponowania najlepszy system pozwalający zapanować nad chaosem w naszych działaniach. Kolejne nawyki są w pewien sposób rozszerzeniem minimalnej wersji Zen to Done. Choć zarzucić im można pewną przenikalność między sobą postaram się je mimo wszystko pokrótce omówić oddzielnie i nakreślić co o nich sądzę.
Nawyk 5: Prosty, zaufany system
Dobry system to podstawa organizacji wedle filozofii Babauty. Trudno się z tym nie zgodzić. Jeśli bowiem wiemy, co z każdym nadchodzącym zadaniem powinniśmy zrobić, wszystko zadzieje się zdecydowanie sprawniej. Niestety tutaj ponownie miałam wrażenie, że rozdział ten on niczym innym jak w innych słowach ujętym Zen to Done minimalnym nie traktuje. Autor bowiem ponownie radzi nam w nim, że zdecydować powinniśmy się na takie narzędzia, które są możliwie jak najprostsze w zastosowaniu i jednocześnie też najlepiej dopasowane do naszych potrzeb.
Tę radę rozszerza jedynie o wprowadzenie pojęcia list zadań. Intuicyjnie jednak wiemy o co mu chodzi, bo listy te to nic innego jak czynności, które chcemy podjąć. Rada ta wiąże się z sugestią by list mieć kilka tak by móc pogrupować zadania związane z wybranymi sferami naszego życia takimi jak prowadzenie domu czy praca zawodowa. Niewątpliwie zapisywanie zadań jest przydatne, ale czytając już o nawyku pierwszym przeczuwałam, że notatki sporządzać należy właśnie w taki sposób.
Babauta kusi się w tej części jeszcze na omówienie kilku aplikacji i narzędzi, które wchodzą w skład jego systemu, ale to już jest dla mnie totalnie bez wartości. Zostałam już przekonana do zwykłego zapisywania i nie mam ochoty systemu komplikować. Niestety nawyk ten dla mnie nie broni się też, gdy spojrzymy jaki po nim następuje.
Nawyk 6: Organizuj
Posiadanie prostego, zaufanego systemu to dla mnie nic innego jak bycie zorganizowanym. Podobnie moim zdaniem sprawa się ma z wypracowaniem w sobie nawyku odkładania rzeczy na miejsce, na którym Babauta koncentruje swoje rozważania mówiąc o organizacji. Nie jest to epokowe odkrycie, że takie podejście do przedmiotów pozwoli nam łatwo odnaleźć się w swoim otoczeniu. Mówiąc o oszczędzaniu czasu dzięki temu, że mamy porządek też nie powiemy o niczym nowym.
Jestem też sceptycznie nastawiona do stwierdzenia, że odkładanie przedmiotów na ich miejsce świadczy to o dobrej organizacji. Na inne wskazówki liczyłam w tym rozdziale. Wiem już z własnego doświadczenia, że czyste biurko może sprzyjać koncentracji i szybszemu wykonaniu zadań. Tak samo jak wiem, że warto by przedmioty miały swoje miejsce. Znalazłam tę radę bowiem już wcześniej w Magii Sprzątania Marie Kondo. Tym nawykiem niestety mocno się rozczarowałam. Nie wniósł nic nowego, co mogłoby mnie zainspirować do zmian w układaniu swoich zadań związanych z prywatnymi celami.
Nawyk 7: Przeglądaj
W metodzie Zen to Done oprócz tworzenia list ważne jest ich systematyczne przeglądanie. Nawyk przeglądania pozwala bowiem orientować się w naszych postępach przy realizacji celów. Autor radzi nam w tej części by przeglądu dokonywać na koniec każdego tygodnia. Sugeruje też by składał się on nie tylko z przejrzenia list zadań i notatek , ale też rozważenia celów krótko- i długoterminowych oraz sprawdzenia poprawności danych. Warto do niego też dołączyć wybór zadań na kolejny tydzień. Wydaje się więc, że jest to dość skomplikowany proces, ale Babauta zapewnia, że nie zajmie on więcej niż pół godziny. Jest to według niego czas wystarczający na to, by rozeznać się w stanie naszych projektów i przygotować się na kolejny produktywny tydzień.
Trudno z tak jasnym przepisem dyskutować – postęp warto mierzyć na bieżąco a przy dobrze zdefiniowanych celach ten pomiar powinien zachodzić szybko. Ale spróbuję. Autor bowiem, pod hasłem nawyku, omawia coś, co w moim odczuciu jest działaniem do bólu oczywistym. Jeszcze na studiach, tworząc listy książek do przeczytania czy spraw do załatwienia, a potem odhaczając kolejne punkty, monitorowałam postęp swoich poczynań. Nie od dziś też wiem, że jak coś zapiszę, to warto byłoby po czasie sprawdzić czy jest to zgodne ze stanem faktycznym. Nic nowego i tym razem niestety dla siebie nie znalazłam.
Bez zbędnego marudzenia przejdę więc do nawyku ósmego.
Nawyk 8: Upraszczaj
Ten nawyk to nic innego jak wprowadzenie umiejętności priorytetyzacji zadań. Polega on bowiem na świadomym ograniczaniu długości list zadań, które tworzymy. Ma to na celu przede wszystkim uniknięcie sytuacji, w której utkniemy w pętli zajętości. Mowa tu więc o tym, by zamiast na listy wpisywać wszystkie zadania jakie nam „wpadną”, nauczyć się wybierać tylko te, które pozwolą nam realizować nasze cele. Dowiadujemy się więc z tej części nie więcej niż to, że powinniśmy być asertywni i powinno nam towarzyszyć skupienie na celu.
O tym drugim, podobnie jak i o wprowadzeniu ograniczeń w zakresie przetwarzania informacji, które napływając do nas zewsząd, autor już wcześniej wspominał. Wiemy z poprzednich stron książki, że niekontrolowany przepływ informacji bardzo łatwo może nas rozproszyć i przeszkodzić w koncentracji na zadaniu. Może nawet doprowadzić do wykształcenia w nas przymusu ich przetwarzania podyktowanego lękiem przed przegapieniem czegoś ważnego. Zdecydowanie warto się nad tą kwestią pochylić, ale czy tylko to może się mieścić pod hasłem upraszczania? Zdecydowanie nie. Liczyłam na więcej.
Nawyk 9: Rytuały
O tym, że rytuały próbowałam wprowadzić i do mnie to nie przemówiło już pisałam w podsumowaniu, które robiłam w połowie minionego roku. Babauta jednak jest innego zdania. Według niego rytuały są drogą do nadania dniom struktury, a co za tym idzie są w stanie zapewnić nam spokój. Pytanie tylko czy własnie tego potrzebujemy. Ja niekoniecznie, bo lubię zmiany. Dlatego też powtarzalne czynności, które według jego zapewnień niosą spokój, mi przynoszą jedynie znudzenie i poczucie zmarnowanego czasu. A z tym wiążą się jedynie stres i smutek.
Zgodnie z radą autora swój wymarzony system rytuałów, który wtedy skonstruowałam, wypróbowałam. A że poczułam się z nim jak bezmyślna małpka w pułapce powtarzalności, to z czystym sumieniem pozwalam sobie i ten nawyk negatywnie ocenić, odrzucając go tym samym z oznaczeniem „niedostosowany do moich potrzeb”. Zgodnie z instrukcją obsługi metody jakby nie patrzeć.
Nawyk 10: Odkryj swoją pasję
Wszyscy do tego przekonują. Media, internetowi guru, filmowi bohaterowie – wszyscy zdają się krzyczeć: „Trzeba mieć pasję!”. Nawet Babauta nam sugeruje, że to zdrowe i co więcej uważa, że od tego uzależnione jest nasze szczęście! Ja się z tym nie zgadzam. Pasja – jeżeli się ją ma – może być fajna. Ale nie jest według mnie konieczna do bycia szczęśliwym. Być szczęśliwym można na tyle innych sposobów, że każdy znajdzie coś dla siebie. Nie potrzeba do tego pasji.
A już tym bardziej nie warto przekształcać pasji w pracę. Uważam, że to prosta droga do tego, by ukochane zajęcie znienawidzić. Gdy zamiast luźnego zajmowania się swoim konikiem, nagle staniemy przed koniecznością zmieszczenia się w pewnych ramach czasowych albo zostaną nam wyznaczone progi wydajności, które musimy w naszych działaniach osiągnąć, cały czar zajęcia najprawdopodobniej pryśnie. Więc sorry Panie Babauta, ale znów z mojej strony niezgoda. Najważniejszy, według Pana, nawyk jest do kosza dla mnie. I co teraz?
Zen to Done jednak nie dla mnie?
Zaryzykuję stwierdzenie, że nawet dalsze poszukiwania metod zwiększania produktywności nie są dla mnie. Owszem system Babauty wydaje się być prosty i przejrzysty. Niestety jednak, w moim odczuciu, jest to zapis działań, które większość z nas pewnie i tak stosuje. Bo tak naprawdę treść tych kilkunastu rozdziałów można sprowadzić do jednego zdania: „Wybierz to, co Cię interesuje i w skupieniu oraz wytrwale to realizuj”. Nic więcej mądrego w zakresie samorealizacji i efektywności działań nie da się powiedzieć. Eliminacja rzeczy zbędnych i koncentracja na tych, na których nam zależy to klucz do sukcesu. Pamiętajmy, że ten ostatni każdy powinien zdefiniować sobie samodzielnie.
Dajmy więc sobie spokój z czytaniem książek o rozwoju i cieszmy się tym, co życie nam przynosi. A gdy zapragniemy zmian, zacznijmy śmiało zmieniać.
